Costes presupuestados VS Costes reales en SYNCHRO 4D pro

En este blog analizaremos cómo a partir de crear una línea base de nuestra programación con los costes presupuestados podemos crear una columna de datos con la diferencia entre estos costes y los costes reales que, a medida que el proyecto avanza, se van actualizando.

Precedentes de Costes:

Cuando planificamos una obra disponemos de los costes de pedido de cada tarea o grupos de tareas, y a medida que avanza la obra obtenemos el coste real de lo ejecutado. Para poder obtener el sobrecoste del proyecto sería conveniente poder calcular la diferencia entre el coste real menos el coste de pedido.

La respuesta a este requerimiento pasa por crear una Línea base con los costes de PEDIDO (Costes Presupuestados) entrados previamente y a continuación, crear un Campo de usuario de Tareas que sea la diferencia entre el Coste presupuestado y el Coste real. Para ello las tareas tienen que estar, el menos, Iniciadas.

Los pasos a seguir serían los siguientes:

• Entrar los Costes presupuestados y crear una línea base antes del inicio de las tareas.
• Entrar los Costes reales a medida que las tareas se van iniciando
• Crear un Campo de usuario para las tareas que incluya una fórmula del coste real – coste presupuestado
• Crear un informe `personalizado con estos datos en Excel.

Entrar los Costes presupuestados y crear una línea base antes del inicio de las tareas.

Personalizar las columnas de tareas con LB Costes directos presupuestados, Costes directos presupuestados, Coste directo real y Coste real total:

Agregar los costes directos presupuestados, bien manualmente con doble clic sobre la celda o bien en Propiedades de tarea > Coste directos presupuestados.

Crear una Línea base de las tareas a analizar que tienen un coste directo presupuestado:

Y una vez creada, seleccionar la Línea Base -desde el panel Líneas base y escenarios– y en la columna de los costes directos presupuestados de la Línea base aparecen estos datos:

• Entrar los Costes reales de ejecución a las tareas iniciadas

Definir las tareas a analizar como iniciadas.

Agregar costes directos reales en la columna de las tareas o bien ir entrando los gastos en las Propiedades de la tarea.

• En Propiedades de la tarea > Seguimiento y costes reales, agregar gastos de la tarea, p.e. certificaciones de obra: primero agregar el gasto con su fecha y comentarios.

NOTA: la fecha del coste tiene que ser anterior a la Fecha de datos.

Observar que aparece en las columnas de Coste directo real y Coste total real:

• Crear un Campo de usuario para las tareas que incluya una fórmula del coste real – coste presupuestado

A continuación, crear un Campo de usuario para las tareas que sea la diferencia entre el LB Coste directo presupuestado y el Coste directo real.

En el panel Campos de usuario crear uno nuevo para las tareas que sea un Número y se deba calcular:

Pulsar en Editar…

En el Editor de fórmulas buscar Coste directo real e insertar en Fórmula o doble-clic.

Entrar el signo “-“

Buscar LB coste Directo presupuestado e Insertar en Fórmula:

Pulsar en OK para confirmar

Pulsar en OK para aceptar el nuevo campo de usuario.

Personalizar columnas para que se muestre este campo de usuario:

Seleccionar la línea base para que aparezcan los datos en la columna, y desde el menú Control de proyecto pulsar en Recalcular valores, validar todo y pulsar OK:

Y aparecen los valores en la columna:

Observar que podemos modificar la columna de Coste directo presupuestado, pero no la columna LB coste Directo presupuestado.

• Crear un informe personalizado en Excel.

Para crear un informe con los datos requeridos lo ideal sería poder crear un informe personalizado con las columnas de datos que nos interesan comparando tiempos (de planificación y reales) así como costes de planificación versus ejecutados reales.

Esto lo podemos hacer con Excel. Lo más operativo es personalizar las columnas con los costes y tiempos deseados para hacer la comparativa y el resultado exportarlo a Excel.

Seguiremos estos pasos:

Personalizar columnas con los datos que necesitemos comparar, en este caso mostraremos las columnas de Fechas de Inicio (LB y real), Duraciones (LB y real), fecha de fin (LB y real), y costes directos presupuestados, costes directos reales y la diferencia:

Con las columnas visibles, exportar a Excel desde el menú Archivo > Exportar > Microsoft Excel y exportar solo las tareas:

Una vez en Excel podemos editar, crear gráficos, etc. que es mucho más fácil que en SYNCHRO:

Conclusión:

El uso de Campos de usuario personalizados que incluyan cálculos con fórmulas nos permite obtener los datos del sobrecoste del proyecto a partir de los costes presupuestados y de los costes reales de lo ejecutado, y estos datos son fácilmente exportables a Excel para poder crear informes gráficos personalizados.

Autor: Sergi de Ferrater Gabarró, docente del Máster Internacional en BIM Management en Infraestructuras e Ingeniería Civil y Máster Internacional en BIM Management