Cuatro pasos para el éxito en la gestión de los interesados

Si bien la intuición es importante en la gestión de los interesados, se recomienda un enfoque paso a paso para garantizar que se tengan en cuenta todas las cuestiones pertinentes. Esta es la secuencia sugerida de actividades para asegurar que las partes interesadas sean debidamente tratadas:

1. Identificar y reunir información preliminar sobre las partes interesadas

Haga una lista de todos los que reclaman, en cualquier forma, una parte del resultado del proyecto. Esto incluye, por supuesto, los campeones, los participantes del proyecto y las partes interesadas externas.

Recuerde que las partes interesadas deben identificarse como individuos con nombres y rostros, no sólo departamentos o grupos. La información necesaria en esta fase son nombres, antecedentes, misión, circunstancias especiales y experiencias pasadas.

2. Analizar el comportamiento probable de las partes interesadas y su impacto potencial

¿En qué medida las partes interesadas pueden influir en el proyecto? ¿Y en qué medida puede influir su comportamiento? Esta es una manera sencilla de clasificar a las partes interesadas:

• Actores que pueden ser influenciados fuertemente
• Actores que pueden ser influenciados moderadamente
• Actores que pueden ser muy poco influenciados.

Las partes interesadas también pueden clasificarse por grado de impacto en el proyecto. Por ejemplo:

• Las partes interesadas que tienen un fuerte impacto en el proyecto
• Las partes interesadas que tienen un impacto medio en el proyecto
• Actores que tienen un impacto débil en el proyecto.

3. Planificar cómo debe tratarse cada parte interesada

La planificación de cómo tratar con las partes interesadas puede simplificarse haciéndose estas preguntas:

• ¿Quién debe interactuar con la parte interesada?
• ¿Cuál es el mejor momento?
• ¿Cuál es el objetivo declarado o la posición del interesado sobre el proyecto?
• ¿Cuál es la probable agenda oculta de las partes interesadas?
• ¿Qué influencias se ejercen sobre la parte interesada?
• ¿Qué enfoques deberían utilizarse?

La respuesta a estas preguntas proporciona los datos necesarios para elaborar un enfoque para tratar con cada parte interesada.

4. Implementar y mantener la estrategia

Esta fase requiere la realización de actividades específicas, por ejemplo:

• Asegurar que se establezcan formalmente acciones específicas, quien se responsabiliza de las mismas y en que fechas se implementarán

• Reajustar la estrategia de implementación según sea necesario

• Implementar las estrategias de acuerdo con la importancia relativa de estas partes interesadas, es decir, un mayor énfasis en un pequeño número de interesados, que tienen un fuerte impacto, esfuerzos normales hacia un grupo intermedio y una atención moderada hacia los actores con menor impacto.

Autor: Gerardo Barrigón, profesor del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales y del Curso de Gestión de los Interesados, Stakeholders y Clientes en la Dirección de Proyectos