Los 7+1 despilfarros tipificados en el Lean Manufacturing

Vuelvo a traer un tema muy puntero en estos tiempos que corren. Esta vez, desde el curso de Gestión de Fábricas y de Plantas Industriales; Planificación de Producción y Reingeniería de Procesos, os regalo esta “pizca” de conocimiento sobre Lean Manufacturing.

Descubre los 8 “despilfarros” tipificados del sector, aunque no sin antes, conocer un poco sobre este tema a modo de pincelada general.

Principios básicos de una organización Lean Manufacturing

Son 2 los principios básicos que debe tener una organización Lean:

1.- Focalizado en el tiempo: velocidad

Ante la petición de un cliente debemos asegurarnos de que podemos atenderle con rapidez, en la cantidad demandada y con la calidad esperada. En la industria manufacturera se puede optar por producir contra stock, a pesar de que ello subirá los costes de producción y financieros; pero en la industria de servicios esto no es posible.

Lean desarrolla un método de trabajo que reduce los plazos de servicio al mínimo utilizando sólo los recursos imprescindibles y asegurando la calidad esperada en todo momento. La prioridad del Lean es la atención al cliente y la velocidad de respuesta, esto satisfará al cliente y nos permitirá trabajar con mínimos insumos y stocks.

Para trabajar con este sistema pulsante hay una máxima: NO SE PUEDE ADMITIR NINGÚN ERROR. Mejorando el sistema de prestación del servicio optimizaremos también el modelo logístico, por lo tanto estaremos ayudando a mejorar la organización en su conjunto.

Para asegurar que el pedido de un cliente se sirve en el momento y las cantidades requeridas, se puede optar por una producción contra stock, donde tendrá que existir un inventario de productos acabados que aseguren la entrega del producto y, consecuentemente, la satisfacción del cliente. Por el contrario, la otra opción es trabajar en base a un Sistema Productivo Lean Management, que permite reducir los plazos de producción a nivel del plazo de entrega.

La prioridad absoluta del sistema tiene que ser la velocidad de la prestación del servicio. Con la velocidad conseguimos servir al cliente cuando él lo requiere, lo que aumentará su satisfacción. Pero una velocidad de producción también permite reducir inventario y trabajar con un nivel sensiblemente menor de stocks, a la vez que supone una oportunidad para adaptarse continuamente a las necesidades del mercado.

Además, cuanto más rápido sea el sistema de producción, más rentable y más flexible será el sistema logístico y, por lo tanto, más perfecto resultará el conjunto de la organización.

Esta velocidad es correr de acuerdo a la demanda, trabajando con pocos stocks intermedios (que actúen de colchones o protecciones), cosa que supone no admitir ningún error; por lo tanto, el Sistema de Gestión tiene que ser perfecto.

Así, uno de los hitos será reducir de forma permanente el tiempo que transcurre desde que un cliente hace su pedido hasta que es entregado, gracias a un flujo continuo de producción y la eliminación de las pérdidas de tiempo asociados al proceso.

2.- Eliminar el despilfarro

No admitir errores, máxima de la metodología Lean, supone adoptar una sistemática de detección y eliminación de los despilfarros que existan en el proceso o en la organización.

Los despilfarros son los elementos que lastran a la organización y la hacen incapaz de competir en el mercado. Hay ocho tipos de despilfarros identificados, siete son propios del sistema productivo y el octavo pertenece al ámbito de los recursos humanos.

Taiichi Ohno, creador del Lean, estructuró los siete tipos de muda representado en el gráfico, el octavo se añadió posteriormente al contemplarse el impacto sobre el cambio organizacional.

Detectar y eliminar el despilfarro es necesario no sólo para mejorar la velocidad y eficiencia del servicio, si no que es necesario para reducir los costes y mejorar el margen de la empresa.

Si la base de todo el sistema de producción o prestación de servicios es la eliminación sistemática de los despilfarros, la clave fundamental de un Sistema de Gestión Lean será la identificación y posterior eliminación de estos despilfarros o “Muda”.

Con tan sólo cambiar el enfoque todo lo comentado para la industria manufacturera es aplicable también a la industria de servicios, ahí radica la potencia del Lean Management: en su versatilidad.

Si producimos más piezas de las que podemos vender (por ejemplo; fabricar contra stock para asegurar el servicio al cliente) o si fabricamos antes de que se necesiten, habremos producido un desperdicio de recursos. Si planificamos correctamente estas operaciones, no habría ningún desperdicio o despilfarro y reducimos los costes de stock y almacenamiento.

En un entorno de producción optimizado, luchamos para reducir el tiempo, utilizando menos espacio, y menos inversiones, menos inventario, y hasta menos esfuerzos humanos.

Esto significa que nuestra mano de obra puede ser utilizada de manera más efectiva en las actividades de valor agregado, y en búsqueda de la reducción del desperdicio/despilfarro.

La experiencia nos muestra que casi todo el desperdicio/despilfarro en la producción se puede reducir de manera significativa, realizando una o más de las siguientes acciones:

1. Reducir el periodo entre la recepción del pedido y la entrega de éste (Lead Time): al organizar la cantidad producida e incrementar la velocidad de las etapas del proceso previstas a la entrega del producto.

2. Reducir los Tiempos de Transición: al reducir el tiempo de ocio de la producción cuando se le da mantenimiento o se prepara la máquina.

3. Acondicionar al proceso para que sea a prueba de errores: para asegurar que el tiempo y recursos no se desperdicien corrigiendo errores.

4. Implementando el Mantenimiento Total Productivo (TPM): al programar sistemáticamente servicios de mantenimiento, sin interrumpir la producción.

5. Optimizando la capacidad de la máquina y el proceso: para asegurar que todo el equipo tiene la capacidad de cumplir con los requerimientos de producción.

Los 7+1 despilfarros tipificados en el Lean Manufacturing

1. Sobreproducción

Este despilfarro se manifiesta cada vez que la producción no responde a la demanda, es decir, supone producir productos para los que no hay una necesidad por parte del cliente. Equivale a decir que la sobreproducción es el peor de todos los despilfarros citados ya que a menudo genera de otros (transporte, movimientos, inventarios adicionales).

Causa: Producir por encima de lo requerido por el cliente, produciendo material innecesario.

Ejemplos: Planes o programas de producción no coordinados con pedidos de clientes, o con la demanda.

2. Tiempo de esperas

Son esperas de tiempo al recibir materiales, instrucciones de trabajo, órdenes de fabricación, inspecciones… que hacen que las personas y/o las máquinas estén paradas.

Causa: Retrasos y tiempos muertos del personal o la máquina (tiempo añadido innecesario).

3. Transporte

Corresponde a todos aquellos movimientos innecesarios para apilar, acumular, desplazar materiales. Por ejemplo, desplazamientos de un operario a buscar material para procesarlo…

Causa: Transporte múltiple e innecesario o retrasos en la manipulación del material.

4. Proceso

Se incluyen aquellos procesos ineficientes o inútiles pero que a menudo son aceptados como imprescindibles.

Causa: Etapas de proceso innecesarias, o procedimientos, o elementos de trabajo que no añaden valor al producto.

Ejemplo: Hojas de operaciones incorrectas, movimientos innecesarios.

5. Inventario o existencias

Constituyen un conjunto de materiales o productos que se almacenan sin una necesidad inmediata.

Causa: Almacenamiento o compra innecesaria de materia prima, semielaborado o producto acabado sin un uso inmediato.

6. Movimiento

Son movimientos improductivos, que no aportan valor al proceso; demasiado lentos o demasiado rápidos. También son posiciones o acciones innecesarias o incómodas para los trabajadores.

Causa: Acciones de equipos o de personas que no añaden valor al producto.

Ejemplo: Entrega de reportes por correo electrónico (e-mail) y en papel.

7. Defectos

Se asocia a los costes que suponen estos defectos en el producto o el servicio: inspecciones, reparaciones, defectos, etc. Por ejemplo, en un hotel asignar una habitación para fumadores a un “no fumador” que había avisado de su condición al hacer la reserva.

Causa: Producir piezas de rechazo o que requieran reparación.

Ejemplo: Retrabajos o reparaciones de piezas.

7+1. Competencias mal usadas (RRHH)

Se asocia con la asignación de tareas a personas que bien no están capacitadas para su desempeño, o bien tienen una capacitación muy superior.

Causa: Asignar tareas a personas que no tengan las competencias (aptitud o actitud) adecuadas para desempeñarlas. No desarrollar o implementar ideas o sugerencias, no adecuar las competencias a las necesidades de los puestos de trabajo.

Ejemplo: Falta de inversión en formación.