Extension of Time Claims (Parte II): Estructura de un EOT Claim

Tal y como se describía en la primera parte de esta serie de artículos (ver Parte I), el Extension of Time Claims – EOT Claim es el documento que nos permite justificar, reclamar y obtener un cambio en el marco temporal en el que se encaja nuestro proyecto. Al ser un documento formal enmarcado en nuestro contrato debemos dotarlo de una estructura adecuada y suficiente.

Cuando nos enfrentamos a la creación de un EOT Claim es muy común en los gestores de proyecto la pregunta, ¿y por dónde empezamos? El propósito básico de estas líneas es proponer una estructura básica que pueda ser útil a aquellos que se enfrenten a la página en blanco. Como es lógico la pretensión no es sentar unas bases definitivas, debe ser el técnico o equipo de técnicos responsables del contrato los que sepan adaptar a su proyecto, ampliando o reduciendo, las estructura que a continuación vamos a describir.

Sin embargo, antes de pasar a describir los que para mí son puntos mínimos a incluir en un Claim de tiempo quería dar unas recomendaciones generales. Cuando se esté en la fase de preparación de un documento de este carácter hay que tener muy en cuenta que el documento por sí mismo debe ser literosuficiente, esto es, que la lectura del mismo por una tercera parte que no conozca la historia previamente sea plenamente comprensible y lo que es más importante, juzgable.

Además de lo anterior el documento debe cuidar la forma, es decir, además de que el contenido sea suficiente y adecuado es muy importante que la forma de expresarlo sea clara, limpia, concisa, directa y legible. Hay que tener en cuenta que nuestra reclamación puede terminar juzgándola una tercera parte porque no hayamos llegado a un acuerdo con nuestro cliente, es por esto por lo que debemos intentar ya en la fase de desarrollo que el texto e información que se exponen sean de lectura fácil, clara e incluso agradable, con eso ayudaremos a que la decisión del que juzga nuestro Claim sea más favorable.

Es además propósito de este escrito que sea útil para quien quiera usarlo, para esto vamos a concretar de forma precisa los que serían los seis puntos mínimos a incluir en un EOT Claim con el que intentaríamos ampliar el plazo del proyecto. Un índice básico debería incluir, al menos:

1. “Executive Summary”:

Es la primera parte del documento y consiste en un resumen breve de las partes más importantes de las otras secciones, es además, el lugar donde hacemos la declaración de intenciones del Claim, que no debe ser otra que pactar amistosamente con el cliente una solución a la reclamación.

2. “General Matters related to the Contract”:

En esta sección hacemos un repaso a los aspectos más importantes relacionados con el contrato, la idea es que el lector del Claim se haga una idea clara de los aspectos más importantes del contrato tales como: nombre del proyecto, agentes que intervienen, importe, emplazamiento y lo que nunca debería faltar, qué plazo se reconoce para las distintas fases del proyecto en el contrato hasta le fecha del Claim que nos ocupa.

3. “Detailed Particulars of the Extension of Time”:

Es la sección más importante del Claim y la que por tanto más debemos cuidar. Una posible división de la misma podría ser:

3.1 Summary of Excusable Events:  Aquí se debe hacer una listado de todos aquellos eventos que han influido en la retraso del proyecto y son responsabilidad del cliente. Aquí deberemos explicarlos suficientemente bien y mostrar las “pruebas” que tenemos de que realmente se han producido. Esas pruebas no son más que los documentos que se han ido generando entre cliente y contratista a lo largo de las semanas (cartas, informes, avisos,…).

3.2. Summary of Culpable Events: Aquí se debe hacer una listado de todos aquellos eventos que han influido en la retraso del proyecto y son responsabilidad del contratista. El tratamiento es igual que en el caso anterior.

3.3. Time Impact Analysis (TIA): En este apartado estudiamos técnicamente cómo impacta en la planificación aprobada en el contrato (Baseline) cada uno de los eventos descritos en los dos puntos anteriores.

4. “Entitlements and Application under the Conditions of Contract”:

Esta sección se debe usar para describir qué fundamento de derecho tenemos en base al contrato, u otra normativa/legislación, para hacer la reclamación. Es la parte más “legal” del Claim y os recomiendo el apoyo en este punto del Departamento Jurídico o de Gestión Contractual de la empresa.

5. “Conclusion”:

A modo de resumen de todo lo expuesto en las secciones anteriores debemos en unas líneas resumir exactamente cuál es nuestra reclamación.

6. “Annexes”:

Al final del informe incluiremos toda la documentación que debe acompañar al Claim y que como mínima debe estar compuesta de:

6.1  Baseline: Planificación actual que rige el contrato.

6.2. TIA’s: Time Impact Analysis de cada uno de los eventos del informe, es decir, cómo impacta a la planificación del contrato (Baseline), hecha en Primavera P6, los eventos que han retrasado el proyecto.

6.3. Supporting Documents: aquí incluiremos todas las cartas, informes, avisos,… que se mencionan en el Claim y que se han ido intercambiando entre el cliente y el contratista.

A las secciones más importantes que hemos descrito iremos dedicando artículos específicos para continuar la serie y conseguir explicar mejor los aspectos clave que hay que tener en cuenta para que el EOT Claim consiga su objetivo, ser aprobado y ampliar el plazo del proyecto.

Artículos anteriores:
Extension of Time Claims (Parte I): Primeros pasos para preparar una EOT

 Autor: José Aguilar Medina, profesor del Curso de Primavera Project Planner 6 en EADIC.