Gestión y Financiación de Empresas y Proyectos

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE LOS PROYECTOS

mayo 14, 2018

Dentro de la complejidad que tiene cualquier proyecto, quizás la gestión de la información sea uno de los aspectos a los que menor importancia se le da, cuando, estadísticamente, según el PMI^®, es la mayor fuente de riesgos de los proyectos.

Teniendo en cuenta el viejo dicho de que “el conocimiento es poder”, dadas las habituales tensiones de poder que existen en los proyectos, la gestión de la información está directamente relacionada con la probabilidad de éxito del mismo.

La gestión de la información es un aspecto complejo que es preciso tener claro desde el mismo inicio del proyecto. No olvidemos que la información se puede referir a:

La gestión del conocimiento dentro del proyecto, una parte fundamental de la gestión de la integración, tal y como está indicado en la versión 6ª del PMBOK^®, publicada el pasado mes de septiembre.
La gestión de las comunicaciones dentro del proyecto, de forma que la información fluya en tiempo y forma en todo momento.
La gestión de los interesados, como fuentes o receptores de la información.

Hemos de tener en cuenta que la información no es un mero dato generado por el proyecto, sino que es una concatenación de datos que realmente transmiten conocimiento acerca del estado del proyecto o su posible evolución. Por lo tanto, la gestión de la información debe controlar quién, cómo y cuándo genera ese conocimiento dentro del proyecto, y, además, a quién lo trasmite. Nos encontramos aquí un caso similar, aunque a muchísima menor escala, que las tristemente famosas fake-news que tan de moda están últimamente.

La gestión de la información es, por tanto, un aspecto potencialmente crítico en todo proyecto, aunque no siempre se le da la importancia que realmente tiene.

La recomendación que siempre se hace al respecto es que el director del proyecto debe gestionar la información en el proyecto de acuerdo con los siguientes pasos:

Identificar las necesidades de información: quién, qué y cuándo.
Identificar las fuentes de información más fiables en cada caso.
Identificar el medio más adecuado para la distribución de la información.
Establecer mecanismos para limitar la información exclusivamente a los identificado en los puntos anteriores.
Controlar la distribución de la información.
Verificar que las políticas de gestión de la información son correctas y alineadas con los objetivos del proyecto.
Identificar posibles mejoras en la gestión de la comunicación.

Sin duda, para la correcta ejecución de todas estas actividades existen connotaciones en cada uno de los proyectos que es preciso conocer, analizar y actuar en consecuencia. Algunas de estas connotaciones son las siguientes:

Objetivos del proyecto: el propio proyecto condiciona la gestión de la información, por lo que habrá que analizar la sensibilidad del mismo a los posibles errores en la gestión.
Equipo de trabajo: es normalmente destinatario y generador de información. Es preciso que todo el equipo esté alineado con los objetivos del proyecto y la gestión de la información es un factor clave.
Interesados identificados: de una forma similar al anterior caso comentado, pero con el añadido de que, normalmente, los interesados ajenos al equipo de trabajo suelen tener una alta sensibilidad a todos los temas relacionados con la gestión de la información.
Evolución del proyecto: a medida que el proyecto avance, en función de su estado en relación con lo planificado, las necesidades de información pueden variar. En caso de que el estado del proyecto se convierta en realmente crítico, una correcta gestión de la información es uno de los aspectos imprescindibles para reactivar su estado y tratar de recuperarlo.

En definitiva, la gestión de la información, es un aspecto sobre el que el director del proyecto debe mantener una actitud de supervisión continua, monitorizando el cumplimiento de lo planificado en todo momento.