La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (III)

Distintas personas pueden tener distintos criterios a la hora de priorizar y esto es un factor que afecta directamente a la gestión del tiempo. Hay quien comienza por:

• Lo más fácil
• Lo más corto
• Lo más cómodo
• Lo primero que le llegó
• Lo último que le llegó
• Lo más urgente …

Pero sólo hay un criterio correcto: dar prioridad a lo más importante.

Debemos tener en cuenta que no es posible hacerlo todo. Cuando se intenta se hace menos y peor, se produce una sensación de ineficacia y se entra en una fase de prisa continua.

El orden de prioridad en una tarea vendrá determinado por el grado de contribución de esa tarea a la consecución de los objetivos.

Todas las tareas que desarrolla una persona tienen un diferente grado de importancia y de urgencia.

Para saber si se están realizando las tareas de una manera eficiente, se puede acudir a la llamada “MATRIZ DEL TIEMPO”. Esta matriz, a través de variables de doble entrada facilita no sólo la comprensión, sino  que  además nos brinda una herramienta útil para luego “practicar el modelo propuesto”.

• Cuadrante 1: Urgente y más importante.

Son actividades que de no ser atendidas, se vería amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc.

Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Este cuadrante es al que coloquialmente se llama “CRISIS”.

• Cuadrante 2: Más Importante y No Urgente.

Este cuadrante se refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a plazos de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje, organización y mejora.

Ejemplos son: planificar mejoras, construir relaciones, priorizar, organizar, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.

Lo más importante y no urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.

Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: sin importante, no puede haber urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo importante), debe ser la clave.

• Cuadrante 3: Urgente y menos Importante.

Componen   este   cuadrante   todas   las   interrupciones,   cuestiones   inmediatas, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2.

Ceder a estas solicitudes es una tentación constante, ya que de ellas deriva muchas veces  nuestra  popularidad  y  aceptación  personal  frente  a  las  demás  personas. Aunque  podemos  comprobar  que  el  costo  de  ceder,  significa postergar  nuestros deseos y aspiraciones.

• Cuadrante 4: No Urgente y Menos Importante:

Actividades  de  evasión,   algunas   llamadas   de   teléfono,   trivialidades,  ocio   no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este  cuadrante  puede  acarrear  una  crisis  por  falta  de  previsión  y  preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

En resumen, las ventajas que tiene establecer prioridades son:

–    Concentrarse cada vez en una tarea.

–    Alcanzar objetivos.

–    Manejar las urgencias según nuestra conveniencia.

–    Garantizar que se trabaja en lo más importante.

–    Posponer lo menos importante.

–    Gestionar el tiempo de una forma adecuada.

–  Permite delegar de forma adecuada al haber ordenado las prioridades según la importancia y tiempo.

Por tanto, establecer prioridades resulta indispensable si queremos tener un control real sobre nuestro tiempo.

Este es el tercer artículo de una serie sobre la Gestión del Tiempo como habilidad interpersonal. En el próximo post se estudiarán en detalle los ladrones del tiempo: agentes externos.

A continuación puedes leer otros artículos que hemos escrito en el blog sobre gestión del tiempo:

– La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (I)
– La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (II)

Autor: Liliana Grande, profesora del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales