La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (VI): la impuntualidad

Tal y como os comentaba en el artículo anterior, uno de los temas más preocupantes en lo referente a la gestión o administración del tiempo resultan ser los llamados ladrones del tiempo. Se trata de  imprevistos que nos quitan horas de trabajo y nos impiden que alcancemos nuestros objetivos.

Al margen de los que hemos analizado hasta el momento, la impuntualidad también representa otro ladrón de tiempo digno de análisis.

El valor de la puntualidad es necesario para dotar a nuestra personalidad de carácter, orden y eficacia, pues al vivir este valor en plenitud estamos en condiciones de realizar más actividades, desempeñar mejor el trabajo y ser merecedores de confianza.

La falta de puntualidad habla por sí misma: de ahí se deduce con facilidad la escasa o nula organización de nuestro tiempo, de la planificación de nuestras actividades y por supuesto de una agenda.

Para ser puntual debemos ser conscientes de que toda persona, evento, reunión, actividad o cita tiene un grado particular de importancia. Nuestra palabra debería ser sinónimo de garantía para contar con nuestra presencia en el momento preciso y necesario.

Un aspecto importante de la puntualidad es concentrarse en la actividad que estamos realizando,  procurando  mantener  nuestra atención para no  divagar y  aprovechar mejor  el  tiempo.

Para la persona impuntual los pretextos y justificaciones están agotados, nadie cree en ellos.

Por el contrario, cada vez que alguien se retrasa de forma extraordinaria, llama la atención y es sujeto de toda credibilidad por su responsabilidad, constancia y   sinceridad,  pues seguramente le ha ocurrido algún contratiempo importante.

Centrémonos ahora en otro ladrón de tiempo muy común: el e-mail.

El correo electrónico es quizás la herramienta tecnológica de trabajo más productiva y relevante aportada por las nuevas tecnologías (TICs), pero también la que arrastra una pérdida de tiempo importante. Al ser una puerta de libre acceso, se cuelan los no invitados y los indeseados. La pérdida de tiempo aumenta con la tendencia “necesidad psicológica o deferencia de atender inmediatamente a los mensajes”. Provoca interrupciones constantes debido a la práctica de mantenerlo abierto; incluso algunas personas activan alarmas que avisan cuando llega un nuevo mensaje. Existen abusos al enviar correos a todo el mundo sobre asuntos que conciernen sólo a una parte (importancia de la Gestión de las Comunicaciones en el proyecto).

Lo primero que se debe hacer es reducir y agrupar. Se trata de eliminar el 80% de los correos que consumen el 80% del tiempo y sólo aportan el 20% de valor.

Nada ralentiza más que interrumpir lo que se hace y leer los emails según llegan. La mejor solución es mantener el correo apagado y comprobarlo cada dos horas.

Este es el sexto artículo de una serie sobre la Gestión del Tiempo como habilidad interpersonal. En el próximo post seguiremos estudiando en detalle los ladrones del tiempo como agentes externos. También te pueden interesar otros artículos de esta serie:

–La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (I)

–La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (II)

–La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (III)

–La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (IV)

–La gestión del tiempo como habilidad interpersonal (V)

Autor: Liliana Grande, profesora del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales