Los KPI’s

En el mundo empresarial es muy habitual escuchar el término KPI en multitud de ocasiones.

Todo el mundo conoce su acrónimo, Key Performance Indicator, y su traducción al castellano como Indicadores Claves de Rendimiento; el problema es que, al solicitar una definición de dicho concepto, es probable que cada persona nos dé una definición distinta.

Los KPI’s son muy comunes en las empresas, pero muchas veces se malinterpretan y son muy pocas las empresas que los usan de manera efectiva.

Entonces, ¿qué es realmente un KPI? Los KPI’s son una forma de medir el rendimiento de las empresas, proyectos o individuos en relación a sus metas y objetivos.

Proporcionan la información que permite a las organizaciones comprender si están en la dirección correcta para cumplir con los objetivos establecidos. Por ello, son instrumentos fundamentales en la toma de decisiones.

En los momentos actuales de constante cambio, las organizaciones necesitan información sobre los aspectos clave de su desempeño y esto se logra al incluirlos en los KPI’s.

Es preciso partir de la identificación de una o dos Preguntas Claves de Rendimiento (KPQ) para cada objetivo estratégico. Una vez tengamos las preguntas más importantes, debemos seleccionar o crear los KPI’s que mejor nos ayuden a responder a esas preguntas.

En este punto, nuestro trabajo como gestores es decidir qué KPI’s son los correctos para nuestro negocio e intentar huir del exceso de información innecesaria.

Para ello, tendremos en cuenta estos principios:

• Tener siempre presente la estrategia, partiendo siempre por este punto y teniendo en cuenta qué estamos buscando lograr.
• Definir las KPQ a las que queremos responder con los KPI’s; estas preguntas nos brindan un contexto, ayudándonos a determinar los datos que necesitemos reunir.
• Identificar nuestras necesidades de información; una vez definidas las preguntas que queremos responder, hay que plantearse cuál es la información relevante necesaria para responder a estas preguntas.
• Evaluar los datos ya existentes en la organización; la mayoría de las empresas están llenas de datos, por lo que es importante determinar si los datos que estamos intentando recolectar ya están siendo recogidos por otros departamentos.
• Determinar la metodología y la frecuencia de medición correcta; una vez sepamos qué información queremos recopilar, debemos encontrar la metodología de medición correcta para su obtención. La frecuencia de medición debe estar alineada con la frecuencia de informe.
• Asegurarnos que las personas de nuestra organización entienden los KPI’s; es esencial que todos sepan lo que se está tratando de lograr y cómo se está midiendo el progreso hacia esos logros.
• Encontrar la mejor manera de comunicar nuestros KPI’s para que sean obvios, atractivos y evidentes para todos. Una visualización efectiva debe ilustrar claramente las desviaciones y tendencias atrayendo al lector.
• Asegurarnos que nuestros KPI’s nos ayudan a mejorar el rendimiento. Debemos revisar constantemente las métricas que estamos midiendo para cerciorarnos que nuestros KPI’s son útiles y que no agotamos el tiempo en la medición de datos innecesarios.

En el mundo competitivo y desafiante que vivimos hoy, es fundamental que los líderes de las organizaciones sean capaces de tomar las mejores decisiones, mejorar el rendimiento y buscar nuevas formar de ganar ventaja competitiva. Los KPI’s, entendidos y usados de la manera correcta, proporcionan una poderosa herramienta para lograrlo.

Fuente: Parmenter, D. (2010). Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPI’s. WILEY.

Autor: Roberto Sánchez Rivas. Docente del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales – PMI® de EADIC.