Máster en Dirección de Proyectos: La gestión del tiempo como habilidad interpersonal

Hoy os traemos el segundo post sobre uno de los aspectos fundamentales a tratar dentro del Máster en Dirección de Proyectos, se trata de la gestión del tiempo, y, en concreto en esta ocasión sobre el concepto de ladrones del tiempo.

La autora Mayelín García Remus nos dice: “Uno de los temas más preocupantes en lo referente a la gestión o administración del tiempo, resultan ser los bien llamados ladrones o desperdiciadores del tiempo, los cuales se definen como cualquier cosa, situación o persona, que impida la realización de las tareas planificadas en el tiempo previsto”.

Dicho de otra forma, los ladrones del tiempo son aquellos imprevistos que nos quitan horas de trabajo y nos impiden que alcancemos nuestros objetivos. Estos ladrones del tiempo los podemos clasificar en agentes internos cuando son provocados por nosotros mismos y en externos cuando son provocados por otras personas.

La sensación de falta de tiempo es universal en el mundo del trabajo, pero las causas no son necesariamente las mismas para personas diferentes, o al menos no tienen el mismo orden de importancia ni la misma gravedad. El entorno tiene una cultura que nos influye en el manejo del tiempo, por ejemplo, la tendencia a atender las urgencias, la actitud ante la puntualidad o la facilidad con que se interrumpe a un compañero/a. Sólo la conciencia y el conocimiento de esta cultura, nos permitirán elegir una estrategia de conjunto y plantear las soluciones adecuadas para mejorar el uso de nuestro tiempo.

Normalmente los “ladrones del tiempo” más comunes en toda entidad suelen ser los siguientes:

• Interrupciones telefónicas
• Posponer trabajos
• Urgencias
• Espacios de trabajo incómodos
• Confusión y desorden en el puesto de trabajo
• Falta de planificación y organización personal

Es cierto que los demás pueden ayudarnos a perder tiempo, pero en realidad somos nosotros quienes lo perdemos al comportarnos inadecuadamente. Son nuestros propios hábitos los que nos permiten o no un aprovechamiento adecuado de este recurso tan escaso y tan decisivo. Hemos identificado al enemigo: nosotros mismos.

Un factor que resulta fundamental en el análisis de los agentes internos y debemos analizar es el perfeccionismo: la mayoría de nosotros hemos sido educados en la conveniencia de ser perfectos. Aunque nos sintamos muy lejos de serlo, tendemos a realizar cada tarea lo mejor posible.

La experiencia nos permite establecer un gráfico que recoge cómo varía el valor de un trabajo cualquiera en función del tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable tanto a un trabajo sencillo como a una tarea más compleja. Veamos cómo evoluciona el valor de la tarea al ir invirtiendo tiempo en ella:

• Inicialmente la tarea va consumiendo tiempo sin variar prácticamente su valor que sigue siendo nulo, es decir, si diéramos a una tarea por terminada en un estado inicial, es evidente que el trabajo quedaría incompleto.
• De modo progresivo y en una segunda etapa, va apareciendo un valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma aunque falten cosas, es decir, en esta zona se encuentra lo que podríamos denominar zona de “eficiencia”.
• Pero llega un momento en que, visiblemente a un determinado aumento de tiempo dedicado a la tarea, no corresponde otro proporcional del valor de lo realizado. A esta última parte de la curva, donde tiende de nuevo a buscar la horizontal, es una zona que cabría denominar de “perfeccionismo”. El producto es cada vez mejor pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora vuelve a resultar claramente poco rentable (Ley de Parkinson).

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S.

Habitualmente no estamos en condiciones de dibujar esta curva, podemos medir el tiempo invertido en una tarea pero no tenemos modo de conocer su valor, si no es de forma intuitiva.

Al cabo del día tenemos cientos de pequeñas tareas pendientes y una de las mayores pérdidas de tiempo es querer alcanzar la perfección en todas.

De todos modos no debemos confundir esto con hacer un trabajo de alta calidad. Es posible realizar un trabajo de calidad, asignando el tiempo justo a cada una de las actividades que componen dicho proyecto.

Las prioridades recuerdan que existe un límite, así que debemos huir de la perfección.

Este es el segundo de una serie de artículos sobre la Gestión del Tiempo como habilidad interpersonal. En el próximo post se tratará en detalle cómo aprender a priorizar tareas.

Liliana Grande, profesora del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales