En la actualidad, en el momento en el que nos encontramos, gestionar adecuadamente nuestro tiempo resulta imprescindible y es uno de los grandes temas que se analizan en el Máster en Gestión de Proyectos.
Hoy en día el dinamismo mundial exige a las entidades, tanto públicas como privadas, un alto nivel de competitividad, obligándolas cada vez más a tener una capacidad de respuesta en el menor tiempo posible y a afrontar los cambios e imprevistos de forma ágil y rápida.
La falta de tiempo y como solventar esta situación es uno de los problemas que más aqueja a nuestra sociedad, independientemente del sector al que nos refiramos.
La sociedad actual muestra su descontento por la falta de tiempo y, de este mal, padecen todos aquellos que no pueden organizar debidamente su tiempo, un tiempo que se debería invertir para obtener un máximo beneficio.
Uno de los puntos que nos diferencia claramente de otras culturas, ya sean de otras épocas o de países menos desarrollados, es esa sensación de escasez de tiempo, un recurso que sin embargo es universal (todo el mundo dispone de él) y limitado, que siempre nos parece insuficiente y que resulta imprescindible para cualquier aspiración, ya sea personal o profesional.
Decimos que nadie tiene suficiente tiempo y sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que existe, lo que sin duda resulta una gran paradoja.
Otra característica del tiempo que conviene considerar, es su valoración cultural, es decir, métodos, costumbres, estilos de trabajo, que responden a una concepción de la administración del tiempo muy distanciada de la realidad vigente.
En la niñez e incluso en la juventud el tiempo parece inagotable. Sólo con la entrada al mundo laboral, se produce una toma de conciencia de esta nueva situación y una valoración nueva de este recurso. La aparición de metas a alcanzar en plazos concretos, frecuentemente cortos, desarrolla la necesidad de adoptar una nueva actitud ante este recurso escaso y obliga a utilizarlo con la mayor eficacia posible.
La mala gestión del tiempo, que es como se conoce al simple hecho de “perder el tiempo”, es algo ya antiguo, aunque es seguramente, en estos últimos años, cuando lo podemos configurar como un problema generalizado y a estudiar. Un problema incluso de supervivencia organizacional, visto a nivel social, y un problema, en el ámbito personal, de estabilidad emocional e incluso de riesgo de enfermedad.
Para entender la transformación de este hecho en problema, habría que atender al surgimiento de factores sociales, en los ámbitos de los valores y de las necesidades, ligados a la inexcusable necesidad de eficacia de las organizaciones actuales y también a los nuevos estilos de trabajo tan afectados por las revoluciones industrial, tecnológica y digital.
Desde el momento en que cualquier ser humano se marca unos objetivos, van a surgir en su interior deseos de satisfacción o de frustración, según se aproxime y participe de estos objetivos, o según se aleje y se vea privado de ellos. Si el logro de estos objetivos depende de una tarea, su realización, aunque sea parcial, será sentida como aproximación a las metas y con ello tendrá un valor gratificante, mientras que el abandono, total o en parte, de la misma será sentido como algo desagradable, insatisfactorio, en la medida en que este hecho nos aleja de los fines deseados.
Si la obtención del objetivo depende del tiempo, mantendremos actitudes de sosegada espera cuando el plazo temporal sea tenido, generalmente de modo muy subjetivo, aún por muy largo, y de espera atenta o incluso ansiosa cuando el plazo se haga más corto, o incluso inminente. La carga de atención o de ansiedad será tanto mayor cuanto más valor tenga para nosotros el objetivo.
En las tareas propias de la empresa y de las organizaciones confluyen en diferente medida ambos aspectos, y como generalmente esas tareas suelen ser complejas y de ejecución dilatada en el tiempo, ambos aspectos suelen incidir con fuerza. Con ello, se producirán los sentimientos de gratificación o de frustración unidos a la presencia o ausencia de ejecución de los trabajos que conducen a los fines prefijados, y los sentimientos de espera atenta que, en este caso, se traducirán como sentimientos de responsabilidad e incluso ansiedad, tanto mayores cuanto más cerca nos encontremos de agotar los plazos de tiempo previstos. Como hoy en día resulta inimaginable el trabajo sin objetivos, sin plazos, sin planes y sin programas, resulta que a lo largo de toda la tarea nos vamos a encontrar, de forma más o menos secuenciada, con sentimientos de gratificación, frustración y ansiedad, en mayor o menor medida cada cual, según sea nuestra ejecutoria y nuestras circunstancias.
Es algo universalmente aceptado que los sentimientos de falta de tiempo o de mal empleo del mismo, están ligados a la existencia de objetivos y, sobre todo, cuando estos se encuentran fijados a un plazo en el tiempo.
También está aceptado el trabajar bajo objetivos y planes, sin los cuales sería impensable el poder alcanzar unos mínimos de eficacia por debajo de los cuales la organización correría el riesgo de disgregarse. Con ello, parece resultar inevitable el riesgo de caer en frustraciones y ansiedades derivadas de los sentimientos de falta de tiempo, y, así parece ser hasta el punto de que para algunos esta falta de tiempo es uno de los rasgos principales de nuestra actual cultura.
Sin embargo, esta situación aunque generalizada y culturalmente asumida, no deja de ser indeseable. Además, debe ser evitada, o al menos paliada, del mejor modo posible. Las formas más directas de tratar este problema se orientan hacia la correcta determinación de objetivos y planes incluidos, por una parte, y aprovechamiento del tiempo previsto, por otra, puesto que parecen ser los dos componentes principales del problema.
El tiempo, ya en sus distintas acepciones, presenta una complejidad distinta a cualquiera de las que estamos acostumbrados a utilizar. Hay algunas características esenciales del tiempo que deben ser tenidas muy en cuenta:
a) Es un recurso: aun estando disponible para todos en la misma cantidad, el tiempo tiene tantos y tan diferentes significados como sea la aplicación que haga cada uno: desde quien se dedica a “matarlo” por no saber qué hacer con él, hasta quien sufre los rigores de su tiranía por las limitaciones que le son impuestas por su “escasez”. El tiempo es un recurso valioso y disponible para todo el mundo.
b) Atípico: el tiempo es imprescindible para cualquier acto humano, es absolutamente diferente de todos los otros recursos que el hombre conoce y está habituado a manejar.
c) Equitativo: el tiempo es el único recurso repartido de modo absolutamente igual para todos: cada persona recibe exactamente las mismas 24 horas en cada jornada, los mismos 7 días de la semana y los mismos 365 días del año.
d) Inflexible: el tiempo es inelástico, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario. Es en apariencia, una variable que no podemos modificar, no podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo, sin embargo, podemos controlarlo.
e) Indispensable: no se puede realizar ninguna actividad humana sin tiempo. En mayor o menor medida es indispensable para todo cuanto deseemos conseguir.
f) Insustituible: a diferencia de los demás recursos, el tiempo no se puede sustituir por ningún otro.
g) Inexorable: todo lo que sabemos sobre el tiempo, es que fluye, irremediablemente en un solo sentido, siempre avanza hacia adelante.
Este es el primero de una serie de artículos relacionados con el Máster en Gestión de Proyectos que dedicamos a la Gestión del Tiempo como habilidad interpersonal. En el próximo post se estudiarán en detalle los ladrones del tiempo: agentes internos.
Liliana Grande, profesora del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales
