Máster en Project Management. La importancia del Contract Management en la gestión de proyectos

En esta reseña sobre el Máster en Project Management nos vamos a centrar en la Gestión de Contratos (en adelante Contract Management en su denominación anglosajona más usada normalmente) dentro de las disciplinas mas generales del Project Management como herramienta estratégica para la dirección de nuestros proyectos dentro y fuera del ámbito empresarial.  Lo cierto es que no es la única herramienta necesaria para este cometido y además del Contract Management. Existen muchas otras herramientas complementarias para la gestión integral de los mismos para obtener los resultados esperados y aumentar de esta manera nuestro nivel de competitividad.

Centrándonos ahora en el Contract Management, este puede tener varios enfoques:

1. Operativo
2. Administrativo
3. Contractual

Cualquiera que sea el el enfoque que le demos, siempre cumplirá un papel fundamental en el logro de nuestros objetivos.

Llegados a este punto y antes de adentrarnos en más detalles, nos debemos plantear por qué tenemos que considerar la gestión de contratos como una herramienta estratégica dentro del Project Management.

Las razones son varias y trataremos algunas de ellas a continuación:

1. Los contratos establecen y definen los derechos y obligaciones de las partes (contratante y contratado) en función de un determinado alcance.
2. Los contratos establecen claramente las reglas de juego operativa, es decir, la manera de cómo las partes se relacionarán durante la ejecución del alcance definido para el contrato.
3. Los contratos definen el nivel o grado de riesgo que tiene cada una de las partes en relación con un determinado proyecto.
4. Definen claramente los tiempos y cronogramas que deben regir la ejecución de los trabajos por parte del contratista
5. Definen el precio (o precios) a los que debe ser remunerado el contratista y las condiciones y reglas de evaluación para modificar estos.
6. Definen y establecen los marcos legales aplicables a la implementación del contrato y su interpretación.

Existe gran variedad de otros elementos que se tratan dentro de un contrato, no obstante los indicados en la lista precedente podrían considerarse como los más relevantes conceptualmente

Si revisamos los elementos listados, podemos observar que todos son de nivel estratégico, es decir, tienen relación no solo con el proyecto en cuestión sino con conceptos de gestión que ambas partes deben tener definidos dentro de sus políticas de empresa y esto, naturalmente, tiene relación con el cumplimiento de los objetivos que las empresas plantean para su desarrollo y proyección.  Por tanto, cuando establecemos un contrato, lo debemos hacer teniendo presente que su ejecución tendrá directa influencia sobre los valores y objetivos de nuestra organización.

De este modo cuando estemos ante cualquier proyecto a ser implementado en nuestra organización mediante servicios de terceros deberemos actuar en forma proactiva durante la negociación, implementación y cierre de cualquier contrato.

Para cumplir con este último objetivo señalado, deberemos  implementar un sistema que nos permita alcanzar tal propósito y es en este punto en donde aparece el Contract Management como una herramienta adecuada y necesaria.  El Contract Management dentro del Project Management se preocupará pues de que la implementación de los contratos de nuestra organización, ya sea en el papel de contratante o contratado, sean implementados manteniendo un alineamiento con los objetivos y políticas de la organización.

En el contexto del PMBOK® se establece que esta actividad de Contract Management es parte de la Gestión de Adquisiciones, sin embargo, parece razonable y necesario aumentar el nivel de importancia de esta área de gestión extremadamente importante  relevante dentro de la industria de la construcción.

De este modo, constatamos su importancia dado que esta gestión contractual tiene su equivalente al PMBOK, es decir, su propio “cuerpo de conocimiento” que es publicado por el organismo estadounidense National Contract Management Association (NCMA) en su estándar Contract Management Body of Knowledge (CMBOK), que a partir de enero 2014 está en su cuarta edición.  Este último documento establece los procesos y elementos que son aplicables a la gestión de contratos en todas sus fases desde su concepción hasta el cierre.

Así por ejemplo, en el CMBOK en su tercera edición se establece que las principales áreas de conocimiento para la gestión de contratos son:

1. Pre-adjudicación: definición de las estructuras y marcos contractuales, leyes y normas aplicables, y principios de contratación para la formación de los contratos.
2. Estrategia y Planificación de la Adquisición: planificación y metodologías para la adquisición, negociación y adjudicación de contratos específicos dependiendo de tipos, alcance, geografías.
3. Gestión de contratos adjudicados: administración de contratos, manejo de cambios, gestión de subcontratos, administración de la propiedad, disputas y cierre de contratos

Como conclusión, podemos decir que el Project Management es crucial para el éxito de los proyectos, no obstante el éxito de los proyectos también dependerá en forma significativa del resultado de nuestra gestión contractual.

Autor: Eduardo Porras, profesor del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales