Gestión de reclamaciones en proyectos de construcción

1. Reclamaciones en proyectos de construcción

– Introducción

Megaproyectos de construcción en todo el mundo siguen expandiéndose a buen ritmo. Como consecuencia, la contratación, los contratos y la construcción de estos proyectos son inevitablemente más complejos, e implicando cada vez más partes en el proceso de construcción.

Los proyectos públicos en particular, que suelen ser muy visibles y a veces tienen una gran carga política, pueden estar sometidos a un intenso escrutinio en cuanto a costes y entrega.

Sin embargo, debido a la sombra de la inflación y a otros factores socioeconómicos, es posible que el crecimiento general del sector de la construcción en muchos países se ralentice.

Por lo mismo, es probable que seamos espectadores de retrasos en las decisiones de inversión, lo que derivará en la presentación de menos proyectos nuevos, como ocurrió en situaciones socioeconómicas similares en el pasado.

Es probable que aumente la competencia por los nuevos trabajos, y que los contratistas experimenten periodos de trabajo por debajo de su capacidad. Refiriéndose a que podrían tomarse decisiones comerciales que tal vez den lugar a disputas cuando surjan diferencias.

En última instancia, si la incertidumbre y las expectativas no se gestionan adecuadamente, los proyectos pueden fracasar. Los planes pueden ser demasiado optimistas o los acontecimientos y riesgos externos pueden afectar al calendario de entrega.

La verdadera clave para garantizar tanto el éxito de la entrega del proyecto, como evitar cualquier reclamación, reside en una buena gestión de los riesgos. Esto significa:

• Identificar
• Evaluar
• Responder a las incertidumbres desde el principio.

2. Causas de las reclamaciones en proyectos de construcción 

Recientes Informes doctrinales sobre litigios en el mundo de la construcción, revelan que la causa número uno de los litigios sigue siendo la incorrecta administración del contrato.

No es de extrañar que casi dos tercios de los encuestados afirmaran que una administración adecuada del contrato, habría tenido el mayor impacto a la hora de evitar los litigios en los que se vieron envueltos. Pero esta no deja de ser la causa subyacente.

– Fondo de las causas de reclamación en proyectos de construcción

Los aludidos recientes análisis doctrinales revelan que los grandes proyectos de construcción se enfrentan a importantes sobrecostes y entregas.

Las reclamaciones totales analizadas superaron los $ 80 mil millones  de dólares en valor; mientras que los sobrecostes acumulativos suman un asombroso total de 840 años. Se analizaron de primera mano más de 1 600 proyectos en 100 países valorados en más de 2 billones de dólares. En promedio, los costes reclamados en las disputas ascendieron a $98,7 millones por proyecto y más de un tercio de sus gastos de capital (35,1 % del CAPEX).

Los proyectos enfrentaron pérdidas de tiempo aún mayores. Las extensiones de tiempo reclamadas promedian 16,5 meses, lo que equivale al 68,6 % de la duración prevista original del proyecto. Los conflictos sobre la interpretación del contrato, los fallos de diseño y el cambio en el alcance plagan los proyectos, con algunas variaciones notables en regiones e industrias.

Los proyectos en Medio Oriente son propensos a sufrir los peores retrasos (83,1 % de la duración del cronograma); mientras que los costes contenciosos en Europa (38,3 % del CAPEX) superaron el promedio mundial.

Es importante destacar la influencia dañina de factores como:

• Los procesos de diseño disfuncionales.
• La escasez de habilidades.
• La interrupción de la cadena de suministro en el desempeño del proyecto:

No obstante, en todos los proyectos a nivel mundial, la principal causa de reclamaciones y disputas fue el cambio en el alcance, seguido de interpretaciones contradictorias del contrato e información de diseño retrasada.

3. Gestión de reclamaciones en proyectos de construcción

Del mismo modo, aunque es alentador que el periodo de resolución más común sea el acuerdo previo a los procedimientos, la mayoría de los litigios se siguen resolviendo después de que se hayan cristalizado, en lugar de que las partes intenten evitar o mitigar las posibles situaciones de litigio a medida que surgen.

Aunque, es prometedor que el método más popular para resolver estos litigios sea la negociación entre las partes, esto sigue ocurriendo normalmente en una fase del ciclo del litigio en la que se requiere más esfuerzo, coste y tiempo.

El factor número uno que podría tener el mayor impacto a la hora de evitar disputas se identificó como “la voluntad de llegar a un compromiso en la disputa”.

A medida que el sector intenta comprender y abordar mejor el impacto de los factores humanos en los litigios, la aspiración es que las técnicas de resolución temprana de litigios -como evitarlos-  sean cada vez más habituales.

El sector de la construcción está aprendiendo el valor de aplicar técnicas proactivas de prevención, mitigación y resolución de litigios. Sin embargo, el éxito suele depender de que se adopte un enfoque multidimensional de los posibles problemas.

El primer paso para tratar de evitar cualquier litigio debería ser integrar un proceso consciente de toma de decisiones en cualquier proyecto, centrándose en:

De forma que se aborden los riesgos desde el principio.

– Formación

Una mejor formación de todas las personas implicadas en la gestión de los contratos puede contribuir en gran medida a evitar los litigios cuando surjan, junto con un sólido conjunto de cláusulas contractuales y unos procedimientos eficaces de información y seguimiento de los progresos.

• Disputa 

Si surge una disputa en algún momento, debe abordarse inmediatamente para ayudar a mitigar su impacto. Aquí es donde entran en juego los procesos de investigación eficaces y proporcionados, que identifican los problemas clave, y lo que es crucial, las posibles medidas de recuperación.

• Litigio 

Si un litigio desemboca en un procedimiento formal, la adjudicación y la mediación encabezan la lista de posibles métodos de resolución, junto con la negociación, en cuyo caso debe buscarse asesoramiento experto en una fase temprana para evaluar los méritos.

• Colaboración 

La colaboración es uno de los factores más importantes a la hora de evitar o mitigar posibles conflictos cuando surgen. Los empresarios, los contratistas y la cadena de suministro deben centrarse en la planificación a largo plazo y el establecimiento de relaciones, pero también pueden utilizarse una serie de herramientas eficaces para la asignación de riesgos.

– Avance de la construcción

A medida que el sector de la construcción sigue avanzando hacia un mayor uso de tecnologías digitales como el BIM y la modelización 4D, 5D o 6D, es probable que veamos una mejora en la asignación de riesgos en fases mucho más tempranas del proceso. Permite el compromiso de varias partes para una resolución colaborativa de las dificultades que puedan surgir.

Las técnicas de implicación temprana, incluida la gestión eficaz del riesgo utilizada como herramienta para maximizar los esfuerzos en la evitación de litigios, contribuirán en gran medida a reducir los valores medios de los litigios y los plazos de resolución. Un comportamiento más colaborador, un reparto más justo del riesgo y una mejor comprensión de cómo se pretende que funcionen los contratos, serán fundamentales para evitar y mitigar eficazmente los litigios en el futuro.

Autor: Antonio Izquierdo Sanz, docente del Máster MBA en Dirección de Empresas y Gerencia de Proyectos de Ingeniería y Construcción